Reuniões, um dos assuntos mais polêmicos no mundo corporativo são cada vez mais vistos com maus olhos por diversas razões, especialmente:
- Costumam sempre terminar após o horário previsto;
- Faltam em organização na discussão dos assuntos;
- Possuem temas massantes causam a dispersão dos envolvidos;
- Dão a sensação de que o tempo gasto poderia (e deveria) estar sendo gasto com coisas mais produtivas.
Seríamos capazes de numerar mais dezenas de pontos negativos sobre as reuniões, mas não é necessário. Traremos para encerrar a discussão apenas um dado: apenas nos Estados Unidos são realizadas em média 62 reuniões por mês apenas no âmbito executivo das grandes empresas. Dessas 62, 50% é considerado perda de tempo. Em média, 31 horas são desperdiçadas mensalmente com reuniões improdutivas, totalizando 32 biliões de dólares desperdiçados anualmente.
As reuniões improdutivas e o tempo – e dinheiro – jogados fora
Se você já participou (ou participa) de reuniões monótonas, sem objetividade e organização, sentindo que sua mente voa para tarefas que você poderia estar realizando ao invés de perder seu tempo ali, pode ficar mais tranquilo, pois já sabe que é uma prática mundial no mundo corporativo.
Mas acredite, nem todas as reuniões precisam ser chatas e inúteis. Para tal, separamos algumas dicas importantes dadas por especialistas em oratória, coaching e ocupantes de cargos diretivos de grandes empresas americanas:
1- Tenha sempre uma agenda em branco disponível durante toda a reunião
Atuando como participante da reunião, por mais que pareça um costume antiquado em tempos de smartphones e tablets, ter uma agenda disponível para anotações durante a reunião favorece e muito para manter o foco e criar uma lógica de informações captadas nas discussões, mesmo que elas não sejam consultadas depois. Acredite, é comprovado cientificamente.
2 – Uma reunião precisa de um líder
Mesmo que a reunião em questão não tenha sido convocada por um funcionário de nível hierárquico superior, ela precisará sempre de um líder.
A preferencia deverá ser pelo consenso do grupo participante, considerando escolher um colega que seja respeitado pela maioria do grupo e que possua experiência em reuniões do tipo.
Ele será o mediador dos interesses dos envolvidos, focando em fazer a reunião fluir sem discussões demoradas que não costumam contribuir com nada para o andamento.
3 – Busque ficar offline
A primeira dica que mostramos contribui com a seguinte: evite ao máximo deixar aparelhos eletrônicos como smartphones, tablets e notebooks ligados durante a reunião.
Salvo nos casos em que o participante precisa a todo momento estar disponível devido as características da sua função, o restante deverá sempre tentar aproveitar ao máximo aquele momento para garantir que a reunião não seja tempo perdido por conta de distrações como resposta de e-mails.
4 – Busque sempre realizar reuniões com no mínimo 4 pessoas e no máximo 7
Pesquisas realizadas nos Estados Unidos demonstram que o melhor formato para reuniões úteis e produtivas é visto naquelas que apresentam ao menos 4 pessoas e no máximo 7.
O motivo pode ser identificado pela necessidade da pluralidade de pontos de vista (ao menos 4 diferentes) e os pontos negativos de um grande grupo com interesses diferentes reunidos (mais de 7).
Todas as reuniões de sua empresa já não precisam ser assim.
5 – Mude o ambiente
A reunião não depende de apresentações de vídeos, gráficos e apresentações? Tente mudar o ambiente da reunião. Por que não se reunir no jardim da empresa ou em um lugar tranquilo e mais reservado?
Muitas empresas (em especial as de publicidade e propaganda e startups) possuem ambientes totalmente diferentes da rigidez das grandes mesas e cadeiras altas do ambiente corporativo.
O motivo seria o relaxamento que estimula os reunidos a terem novas ideias. Porque não aproveitar essa dica no mundo dos negócios?
6 – Reuniões mais curtas são melhor aproveitadas
Não é segredo que o ser humano possui dificuldade em manter um nível de concentração e interesse alto por muito tempo. Portanto, reuniões devem sempre primar pela objetividade, sendo concluídas no menor tempo possível.
Para evitar a correria (que também pode virar desperdício de tempo), busque realizar um número maior de reuniões, fazendo a divisão de pautas de forma mais objetiva e inteligente. No final, o tempo total gasto deverá ser menor do que com menos mas longas reuniões.
Outra dica, muito óbvia, mas pouco praticada é: o que pode ser discutido em um e-mail deve ser discutido em um e-mail. É comum vermos reuniões tomarem horas do tempo útil dos envolvidos (seja isso por deslocação, perda de foco na tarefa do momento ou inclusão de novos tópicos na reunião) quando bastava apenas 10 minutos para o assunto imediato ser resolvido através de mensagens.
7 – Reserve os últimos momentos para recapitular
Não há nada pior do que uma reunião em que muitos assuntos são tratados, ideias surgem, todos estão motivados, mas que no final, diante de tantas informações, a maioria já se perdeu.
Para evitar esse esquecimento e dispersão de ideias, utilize o últimos minutos da reunião para fazer uma recapitulação das diretrizes principais e das obrigações acordadas com cada um.
Via: Entrepeneur.com
